Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные.
Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется.
Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами. Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП.
Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
|
Документ |
Срок хранения бухгалтерских документов в организации |
Основание |
|---|---|---|
|
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета |
Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29 |
|
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) |
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276 |
|
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней |
Годовая - постоянно Промежуточная – 5 лет (постоянно - при отсутствии годовой отчетности) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286 |
|
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) |
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277 |
|
Путевые листы |
5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет - законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553 |
|
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) |
6 лет При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
|
|
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) |
5 лет |
|
|
Документы об инвентаризации активов и обязательств |
5 лет при условии проведения ревизии |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
|
|
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий |
Постоянно |
|
|
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323 |
|
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
|
|
Документы к договорам, соглашениям, контрактам |
5 лет |
|
|
Учредительные договоры организации |
Постоянно |
|
|
Документы по проводимым валютным операциям в РФ |
Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора |
Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24 |
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
|
Документ |
Срок хранения |
Основание |
|---|---|---|
|
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами |
Минимум 4 года |
НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
|
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам |
5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
|
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
|
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22 |
|
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц |
5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
|
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) |
В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет |
НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
|
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) |
В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков |
|
|
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) |
В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
|
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов |
6 лет |
НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
|
Расчеты по страховым взносам |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
|
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов |
6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты |
|
|
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении |
Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом |
Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
Кадры: сроки хранения документов 2021 - таблица
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).
Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех. Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
|
Документ |
Срок хранения |
Основание |
|---|---|---|
|
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения |
50/75 лет |
Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
|
Личные дела, личные карточки руководителей и работников |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
|
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним |
50/75 лет |
|
|
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
|
Документы об обработке персональных данных |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
|
Согласие на обработку персональных данных |
3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) |
|
|
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) |
До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
|
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
|
Штатное расписание |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
|
Графики отпусков |
3 года |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
|
Отчеты о командировках |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
|
Больничные листы и журналы их регистрации |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
|
Приказы, распоряжения и документы к ним |
По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
|
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним |
50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках - по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
|
Должностные инструкции (регламенты) |
Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
|
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев |
45 лет |
ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
1 год после замены новыми |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
|
Коллективные договоры |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
- для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
- для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
- для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юр. лиц санкция не была предусмотрена вовсе.
Информация с сайта: spmag.ru
