Какие кадровые документы являются обязательными, а какие нет?

9
Логотип SpecLook
Обязательные документы

Ни одна организация, имеющая наемных работников, не может обойтись без кадровой документации. Обязанность работодателя вести кадровый учет предусмотрена трудовым законодательством посредством указания на документы, которые должны оформляться в обязательном порядке при приеме работников на работу и в процессе их трудовой деятельности (например, трудовой договор, распоряжение о переводе и т.д.). В данной статье поговорим о том, какие кадровые документы являются обязательными, а какие нет для работодателя.

Обязательные кадровые документы

  • Кадровые документы, установленные Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами;
  • Кадровые документы, установленные соглашениями (отраслевыми, региональными), коллективным договором;
  • Кадровые документы, установленные локальными актами организации в качестве обязательных.

Не обязательные кадровые документы

Кадровые документы, не отнесенные к категории обязательных, даже если это:

  • Документы включены в используемый организацией информационный продукт;
  • Кадровые документы, запрашиваемые контролирующими органами;
  • Кадровые документы, которые ведутся в организации по «сложившейся практике»
  • Кадровые документы, которые ранее использовались компанией в суде для защиты своих прав.

Виды кадровых документом

№ п/п

Вид документов

Какие документы относятся к данной группе

1

Локальные акты 

ПВТР, положение по оплате труда и др. положения, инструкции, регламенты

2

Кадровые документы, подтверждающие трудовой (страховой) стаж

Трудовая книжка, сведения о стаже передаваемые в ПФ, трудовой договор, карточка Т-2 

3

Распорядительные документы

Приказы о приеме, увольнении и др.

4

Учетные документы

Штатное расписание, табель учета рабочего времени и др.

5

Документы внутренней переписки

Заявления работника, уведомление работодателя и др.

Обязательные по закону документы

Обязательные локальные нормативные акты:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка – ст. 189, 190 Трудового кодекса РФ.
  2. Инструкции по охране труда, пожарной безопасности и иные – Трудовой кодекс РФ, законодательство по охране труда (реквизиты новые будут с 01.03.2022).
  3. Положение о защите персональных данных работников – ст. 86. п.8 Трудового кодекса РФ.
  4. Положение по оплате труда (при наличии выплат стимулирующего и компенсационного характера, установленных работодателем) – ст. 135 Трудового кодекса РФ.
  5. Локальный акт о квотировании рабочих мест и об условиях рабочих мест для инвалидов – ст. 24 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

Локальные акты и соглашения, которые не являются обязательными по закону, но, необходимы для осуществления эффективного управления персоналом:

  1. Коллективный договор– глава 7 Трудового кодекса РФ.
  2. Должностные инструкции – обязательным по законодательству не является.
  3. Положения по структурным подразделениям – обязательным по законодательству не является.
  4. Положение о дистанционной работе - обязательным по законодательству не является (кроме введения дистанционной работы в связи с форс-мажорными обстоятельствами (по ст. 312.9. Трудового кодекса РФ).
  5. Положение о разъездном характере работы (характере работы в пути) – наличие отдельного локального акта обязательным по законодательству не является (ст. 168.1. Трудового кодекса РФ).
  6. Положение о конфиденциальной информации - – наличие отдельного локального акта обязательным по законодательству не является (Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне»).
  7. и др. необходимые для защиты прав работодателя при проверках и конфликтах.

Требования законодательства к локальным актам:

Требования данной нормы

 

Статья Трудового кодекса РФ

 

Ознакомления работников

 

Статья 22. Основные права и обязанности работодателя

Работодатель обязан:

  • знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

Статья 68. Оформление приема на работу

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ст. 88, 312.3 Трудового кодекса РФ и другие

Утверждение с учетом мнения (по согласованию)

 

Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Статья 372. Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов

ВЫВОДЫ по локальным актам и соглашениям:

Требование ведения обязательных локальных актов в бумажном виде

Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде

Должны быть подписаны работником

Да, ст. 22, 68, 88 Трудового кодекса РФ

Должны быть подписаны собственноручной подписью работника

Нет, возможно использование электронной подписи

Приказы, обязательные по закону:

Наименование приказа

Есть ли необходимость подписи работника и ссылка на статью НПА

Приказ о приеме на работу

Нет, работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу, ст. 68 ТК РФ

Приказ о прекращении трудового договора

Да, требуется подпись работника, ст. 84.1. ТК РФ

Приказ о дисциплинарном взыскании

Да, требуется подпись работника, ст. 180 ТК РФ

Приказ о переводе (не является обязательным)

 

В ст. 62 ТК РФ указано что по заявлению работника ему должна быть выдана копия приказа о переводе, заверенная надлежащим образом.

Это не делает наличие данного приказа обязательным или обязательность его ведения в бумажном виде или ознакомления работника под роспись.

Письменное решение работодателя о командировании

 

Не требуется подпись работника, установлено требование «письменной» формы, см. п.3. Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Письменное распоряжение о привлечении работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

Не требуется подпись работника, установлено требование «письменной» формы, см. ст. 113 ТК РФ

Приказ (распоряжение) о создании комиссии по расследованию несчастных случаев

Не требуется подпись работника, установлено требование наличия распоряжения работодателя, даже без указания «письменной» формы, см. ст. 229 ТК РФ

Распоряжение о взыскании ущерба

Не требуется подпись работника, установлено требование наличия распоряжения работодателя, даже без указания «письменной» формы, см. ст. 248 ТК РФ

Приказы, не являющиеся обязательными по закону, но часто запрашиваемые контролирующими органами:

Приказ

Статья НПА с указанием документов оснований для данной кадровой процедуры

О предоставлении ежегодного отпуска

Ст. 123 ТК РФ – график отпусков, ст. 125 ТК РФ – соглашение о разделении отпуска на части

О предоставлении отпуска по беременности и родам

Ст. 255 ТК РФ – заявление работницы с предоставлением медицинского документа

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком

Ст. 256 ТК РФ – по заявлению работника

О переводе

Ст. 72.1.ТК РФ – по соглашению между сторонами

О привлечении к сверхурочной работе

Ст. 99 ТК РФ - по инициативе работодателя (без указания документа – приказ, распоряжение и др. сравни со ст. 113 ТК РФ)

ВЫВОДЫ по приказам (распоряжениям):

 

Приказы (распоряжения) работодателя - являются первичными документами для выплат работникам, предоставления льгот и гарантий, поэтому обязательно соблюдение правил придания данным документам юридической силы – наличия подписи работодателя или уполномоченного должностного лица.

При использовании электронной подписи на приказах, обязательных по законодательству – необходимо использование усиленной квалифицированной подписи должностного лица работодателя.

Графики - какие обязательны?

Документ

Статья НПА

График отпусков

Ст. 123 ТК РФ, принимается с учетом требований ст. 372 ТК РФ

График сменности (при сменном режиме работы)

Ст. 103 ТК РФ, принимается с учетом требований ст. 372 ТК РФ

График работы на вахте (при вахтовом методе работы)

Ст. 301 ТК РФ, принимается с учетом требований ст. 372 ТК РФ

График работы

Законодательно не установлен, часто определяется локальными актами работодателя

Так как разделение видов кадровых документов на группы является условным, графики можно также относить и к локальным нормативным актам. Но обратите внимание тогда на все графики будет распространяться требование соблюдение порядка ст. 372 ТК РФ.

Обязательность ознакомления работников с графиками:

Документ

Статья НПА и выписка из нее, устанавливающая требование ознакомления работника с графиком, сроки и порядок такого ознакомления.

График отпусков

Ст. 123 ТК РФ: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.»

Внимание: Данное требование не означает, что работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков!!!

График сменности (при сменном режиме работы)

Ст. 103 ТК РФ: «Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.

График работы на вахте (при вахтовом методе работы)

Ст. 301 ТК РФ: «доводится до сведения работников не позднее чем за два месяца до введения его в действие».

График работы

Законодательно не установлен, порядок и обязательность ознакомления под роспись определяется локальными актами работодателя.

Об обязательных учетных документах и порядке их оформления, поговорим в следующей статье.

Поделитсья