Обязательные учетные кадровые документы и порядок их оформления

4
Логотип SpecLook
Обязательные учетные кадровые документы

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом.

Какие кадровые учетные документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в этой статье.

Виды учетных документов:

  1. Штатное расписание – ст. 57 ТК РФ
  2. Табель учета рабочего времени – ст. 91 ТК РФ
  3. Личная карточка работника
  4. Акты работодателя: об отказе работника ознакомиться с приказом о вынесении дисциплинарного взыскания – ст. 193 ТК РФ; о расследовании несчастного случая – ст. 230 ТК РФ и др.
  5. и др.

Так как данные документы являются первичными документами для выплат работникам, предоставления льгот и гарантий, обязательно соблюдение правил придания данным документам юридической силы – наличия подписи работодателя или уполномоченного должностного лица, в том числе электронной.

Рекомендовано использование усиленной квалифицированной подписи должностного лица работодателя.

Требования к учетным документам:

Документ

Требование бумажной формы

Требование подписи работодателя

Требование

подписи работника

В т.ч. собственноручной

Штатное расписание

Нет

Да, унифицированная форма Т-3, придание документам юридической силы

Нет

Нет

Табель учета рабочего времени

Нет

Да, унифицированная форма Т-12, Т-13, придание документам юридической силы

Нет

Нет

Личная карточка работника

Нет

Да, унифицированная форма Т-2, придание документам юридической силы

В зависимости от типовой формы

Акты

Нет

Придание документам юридической силы

Да

Нет

ВЫВОДЫ по учетным документам:

Критерий

Выводы

Обязательность по закону

Отдельные учетные документы обязательны – см. ссылки на статьи ТК РФ

Требование ведения документов в бумажном виде

Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде

Должны быть подписаны работником

Акты – да. 

Личная карточка работника – в зависимости от применяемой формы.

Остальные учетные документы – нет.

Должны быть подписаны собственноручной подписью работника

Нет, такого требования законодательно не установлено, возможно ведение в электронном виде с применением электронной подписи работника.

Обязательные документы внутренней переписки

Документы, внутренней переписки которые инициирует работодатель:

  1. Уведомления – о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ), сокращении (ст. 180 ТК РФ, 292 ТК РФ), об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о непрохождении испытания (ст. 71 ТК РФ), об истечение срока действия договора (ст. 79 ТК РФ, 296 ТК РФ) и др.
  2. Ознакомление работника со своими правами на отказ – от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ),
  3. Предложения – о переводе, об изменении условий трудового договора и т.д.
  4. Запрос – о предоставлении письменных объяснений, о предоставление информации о льготах и гарантиях, о необходимых документах и т.д.
  5. Просьбы
  6. Информирования
  7. и др.

Документы, внутренней переписки которые инициирует работник:

  1. Заявления – на увольнение (ст. 80 ТК РФ), о предоставлении отпуска по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ), об отпуске по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ), об отпуске без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ) и др.
  2. Объяснительные записки (ст. 193 ТК РФ, ст. 247 ТК РФ )
  3. Служебные записки
  4. Докладные записки
  5. Запрос на предоставление документов (ст. 62 ТК РФ)
  6. Уведомления, информирования
  7. Согласия
  8. и др.

ВЫВОДЫ по документам внутренней переписки:

Критерий

Выводы

Наличие документов, внутренней переписки, которые инициирует работодатель обязательных по закону

Да, ст. 74,180 и др.

Наличие документов, внутренней переписки, которые инициирует работник обязательных по закону

Да, ст. 80, 128, 255, 256 и др.

Требование ведения документов внутренней переписки в бумажном виде

Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде

Должны быть подписаны работником

Да, отдельные документы – см. ТК

Должны быть подписаны собственноручной подписью работника

Нет, такие требования законодательно не установлены, все документы могут быть подписаны электронной подписью

ВЫВОДЫ по документам внутренней переписки, инициируемые работодателем:

Критерий

Выводы

Наличие документов обязательных по закону

Да, см. соответствующие статьи ТК РФ

Наличие документов, которые не являются обязательными по закону

Да, см. соответствующие статьи ТК РФ

Требование ведения документов в бумажном виде

Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде

Должны быть подписаны работником

Да, отдельные документы – см. 99, 123, 180 и др. Трудового кодекса РФ

Должны быть подписаны собственноручной подписью работника

Нет, возможно использование электронной подпис

ВЫВОДЫ по документам внутренней переписки, инициируемые работником:

Критерий

Выводы

Наличие документов обязательных по закону

Да, см. соответствующие статьи ТК РФ

Наличие документов, которые не являются обязательными по закону

Да, см. соответствующие статьи ТК РФ

Требование ведения документов в бумажном виде

Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде

Должны быть подписаны работником

Трудовой кодекс РФ напрямую не регулирует наличие подписи работника, он требует «письменной» формы.

Но наличие подписи работника вытекает из требований придания документам юридической силы.

Должны быть подписаны собственноручной подписью работника

Нет, возможно использование электронной подписи

ОБЩИЕ ВЫВОДЫ:

Требования законодательства

Вывод для целей оптимизации

1

Если кадровый документ установлен законодательно

Нельзя исключить из делопроизводства

2

Если законодательство требует ведения в бумажной форме

Ведется только в бумажной форме без перевода в электронную форму

3

Если законодательство требует наличия  собственноручной подписи работника

Ведется только в бумажной форме без перевода в электронную форму

4

Если законодательство требуется наличие «подписи», «росписи»

Возможно ведение документа в электронном виде с использованием ЭЦП

5

Если законодательство требует «письменной» формы

Возможно ведение документа в электронной форме

6

Если кадровый документ законодательством не установлен

Возможно его исключить из делопроизводства

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Перечень НПА:

  1. Трудовой кодекс РФ – все указанные в материалах сессии статьи
  2. Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"
  3. Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"
  4. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
  5. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
  6. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
  7. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек"
  8. Приказ Минтруда России от 09.09.2020 N 585н "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам"
  9. Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений"
  10. Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения"
  11. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
Поделитсья