Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.
Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом.
Какие кадровые учетные документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в этой статье.
Виды учетных документов:
- Штатное расписание – ст. 57 ТК РФ
- Табель учета рабочего времени – ст. 91 ТК РФ
- Личная карточка работника
- Акты работодателя: об отказе работника ознакомиться с приказом о вынесении дисциплинарного взыскания – ст. 193 ТК РФ; о расследовании несчастного случая – ст. 230 ТК РФ и др.
- и др.
Так как данные документы являются первичными документами для выплат работникам, предоставления льгот и гарантий, обязательно соблюдение правил придания данным документам юридической силы – наличия подписи работодателя или уполномоченного должностного лица, в том числе электронной.
Рекомендовано использование усиленной квалифицированной подписи должностного лица работодателя.
Требования к учетным документам:
|
Документ |
Требование бумажной формы |
Требование подписи работодателя |
Требование подписи работника |
В т.ч. собственноручной |
|---|---|---|---|---|
|
Штатное расписание |
Нет |
Да, унифицированная форма Т-3, придание документам юридической силы |
Нет |
Нет |
|
Табель учета рабочего времени |
Нет |
Да, унифицированная форма Т-12, Т-13, придание документам юридической силы |
Нет |
Нет |
|
Личная карточка работника |
Нет |
Да, унифицированная форма Т-2, придание документам юридической силы |
В зависимости от типовой формы |
|
|
Акты |
Нет |
Придание документам юридической силы |
Да |
Нет |
ВЫВОДЫ по учетным документам:
|
Критерий |
Выводы |
|---|---|
|
Обязательность по закону |
Отдельные учетные документы обязательны – см. ссылки на статьи ТК РФ |
|
Требование ведения документов в бумажном виде |
Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде |
|
Должны быть подписаны работником |
Акты – да. Личная карточка работника – в зависимости от применяемой формы. Остальные учетные документы – нет. |
|
Должны быть подписаны собственноручной подписью работника |
Нет, такого требования законодательно не установлено, возможно ведение в электронном виде с применением электронной подписи работника. |
Обязательные документы внутренней переписки
Документы, внутренней переписки которые инициирует работодатель:
- Уведомления – о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ), сокращении (ст. 180 ТК РФ, 292 ТК РФ), об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о непрохождении испытания (ст. 71 ТК РФ), об истечение срока действия договора (ст. 79 ТК РФ, 296 ТК РФ) и др.
- Ознакомление работника со своими правами на отказ – от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ),
- Предложения – о переводе, об изменении условий трудового договора и т.д.
- Запрос – о предоставлении письменных объяснений, о предоставление информации о льготах и гарантиях, о необходимых документах и т.д.
- Просьбы
- Информирования
- и др.
Документы, внутренней переписки которые инициирует работник:
- Заявления – на увольнение (ст. 80 ТК РФ), о предоставлении отпуска по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ), об отпуске по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ), об отпуске без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ) и др.
- Объяснительные записки (ст. 193 ТК РФ, ст. 247 ТК РФ )
- Служебные записки
- Докладные записки
- Запрос на предоставление документов (ст. 62 ТК РФ)
- Уведомления, информирования
- Согласия
- и др.
ВЫВОДЫ по документам внутренней переписки:
|
Критерий |
Выводы |
|---|---|
|
Наличие документов, внутренней переписки, которые инициирует работодатель обязательных по закону |
Да, ст. 74,180 и др. |
|
Наличие документов, внутренней переписки, которые инициирует работник обязательных по закону |
Да, ст. 80, 128, 255, 256 и др. |
|
Требование ведения документов внутренней переписки в бумажном виде |
Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде |
|
Должны быть подписаны работником |
Да, отдельные документы – см. ТК |
|
Должны быть подписаны собственноручной подписью работника |
Нет, такие требования законодательно не установлены, все документы могут быть подписаны электронной подписью |
ВЫВОДЫ по документам внутренней переписки, инициируемые работодателем:
|
Критерий |
Выводы |
|---|---|
|
Наличие документов обязательных по закону |
Да, см. соответствующие статьи ТК РФ |
|
Наличие документов, которые не являются обязательными по закону |
Да, см. соответствующие статьи ТК РФ |
|
Требование ведения документов в бумажном виде |
Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде |
|
Должны быть подписаны работником |
Да, отдельные документы – см. 99, 123, 180 и др. Трудового кодекса РФ |
|
Должны быть подписаны собственноручной подписью работника |
Нет, возможно использование электронной подпис |
ВЫВОДЫ по документам внутренней переписки, инициируемые работником:
|
Критерий |
Выводы |
|---|---|
|
Наличие документов обязательных по закону |
Да, см. соответствующие статьи ТК РФ |
|
Наличие документов, которые не являются обязательными по закону |
Да, см. соответствующие статьи ТК РФ |
|
Требование ведения документов в бумажном виде |
Не установлено законодательством, возможно ведение в электронном виде |
|
Должны быть подписаны работником |
Трудовой кодекс РФ напрямую не регулирует наличие подписи работника, он требует «письменной» формы. Но наличие подписи работника вытекает из требований придания документам юридической силы. |
|
Должны быть подписаны собственноручной подписью работника |
Нет, возможно использование электронной подписи |
ОБЩИЕ ВЫВОДЫ:
|
№ |
Требования законодательства |
Вывод для целей оптимизации |
|---|---|---|
|
1 |
Если кадровый документ установлен законодательно |
Нельзя исключить из делопроизводства |
|
2 |
Если законодательство требует ведения в бумажной форме |
Ведется только в бумажной форме без перевода в электронную форму |
|
3 |
Если законодательство требует наличия собственноручной подписи работника |
Ведется только в бумажной форме без перевода в электронную форму |
|
4 |
Если законодательство требуется наличие «подписи», «росписи» |
Возможно ведение документа в электронном виде с использованием ЭЦП |
|
5 |
Если законодательство требует «письменной» формы |
Возможно ведение документа в электронной форме |
|
6 |
Если кадровый документ законодательством не установлен |
Возможно его исключить из делопроизводства |
Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Перечень НПА:
- Трудовой кодекс РФ – все указанные в материалах сессии статьи
- Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"
- Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"
- Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
- Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
- Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек"
- Приказ Минтруда России от 09.09.2020 N 585н "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам"
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений"
- Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения"
- Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
