Отказ кандидату: как правильно составить и обосновать

7
Логотип SpecLook
Отказ в приеме на работу

Специалистам по подбору персонала часто приходится составлять отказ кандидату после собеседования. Сам по себе отказ соискателю законом не запрещен. Важно, чтобы он был обоснованным и не имел признаков дискриминации (ст. 64 ТК РФ).

Отказ кандидату на работу нужно составить письменно только после предъявления им письменного запроса.

Сделать это важно не позднее семи дней. Так компания сможет подтвердить, что она полно и законно обосновала причину, по которой не можете принять соискателя в штат, а также сделала это своевременно (ст. 64 ТК РФ).

Необоснованный отказ в заключении договора может быть оспорен в суде и тогда работодателю грозят:

  • административный штраф, компенсация морального вреда, дисциплинарная и даже уголовная ответственность для должностных лиц (ст. 5.27, 5.62 КоАП РФ, ст. 192 и 193 ТК РФ, ст. ст. 144.1, 145 УК РФ).

А в теории, которую пока не поддерживают суды, но ради чего судятся соискатели – обязанность принять кандидата к себе на работу и возместить материальный ущерб (ст. 56, 57, 61, 234 ТК РФ).

Отказ кандидату: причины

Фактическая причина отказа кандидату может быть любой:

  • соискатель не подходит по уровню образования, опыту и компетенциям – то, что в законе называют «деловыми качествами» и за что не могут осудить компанию;
  • кандидат не оправдывает субъективных представлений будущего руководителя, коллег, возможных клиентов – то, что закон квалифицирует как дискриминацию со стороны работодателя и за что устанавливает негативные последствия.

Например, психологически неустойчивый, демонстрирует неадекватное и развязное поведение, либо наоборот – зажатое и скрытное, а также не подходить по возрасту, полу и внешним данным; претендент не соответствует требованиям к приему на определенные должности и работы ввиду объективных причин, которые прямо предусмотрены законом: возраста, пола, состояния здоровья, наличия или отсутствия определенного права.

В этом случае он не может быть утвержден по вакансию даже при желании работодателя.

ВЫПИСКА Необоснованный отказ в заключении трудового договора – отказ по дискриминационным признакам, не связанным с деловыми качествами соискателя (ст. 64 ТК РФ).

Дискриминация – ограничение в трудовых правах и свободах (либо наоборот – предоставление преимущества) в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или к социальным группам (ст. 3 ТК РФ).

Деловые качества – способность человека выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся (п. 10 ПП ВС РФ от 17.03.2004 № 2):

  • профессионально-квалификационных качеств (определенной профессии, специальности, квалификации);
  • личностных качеств (состояния здоровья, наличия определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Специалисту по подбору важно знать причины, не связанные с деловыми качествами кандидата, но по которым ему запрещено отказывать в приеме на работу (ст. 16–18, 64, 332, 391 ТК РФ):

  • женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;
  • приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы;
  • избранным на должность;
  • избранным по конкурсу на замещение должности; лицам, в пользу которых вынесено судебное решение о заключении трудового договора;
  • инвалидам, принимаемым в счет квоты рабочих мест (ст. ст. 13, 13.2 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Отказ соискателю по требованию закона

Отказ соискателю в работе обязан быть оформлен в силу закона, когда тот не соответствует требованиям:

  • о необходимом возрасте (например, он младше 18 или даже 16 лет, а вакансия предусматривает восьмичасовой рабочий день либо и вовсе;
  • относится к вредным условиям труда, ст. ст. 63, 94, 96, 265 ТК РФ, ПП РФ от 25.02.2000 № 163);
  • о принадлежности к полу (в частности, если работа запрещена для женщин, ст. 96, 253, Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н);
  • в связи с ограничением или лишением права занимать определенные должности либо участвовать в какой-либо деятельности: не предъявил необходимые документы при приеме на работу, в том числе при совместительстве, не прошел медосмотр, был осужден к уголовному наказанию, дисквалифицирован;
  • является иностранцем, который принимается по квоте или на должность главного бухгалтера и др. (ст. 65, 69, 213, 266, 276, 283, 324, 329, 331, 351.1 ТК РФ, ст. 47 УК РФ, ст. 3.11 КоАП РФ, ст. ст. 13, 14, 18 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Примеры отказов кандидату

Как мы убедились, юридически написать отказ кандидату можно по двум причинам:

  • по его деловым качествам без признаков дискриминации;
  • по обстоятельствам, не зависящим от компании и кандидата, но прямо предусмотренных законом.

Следовательно, если кандидат вам не импонирует, но при этом обосновать отказ нечем, у вас три пути:

  1. принять его на работу;
  2. найти, по каким деловым качествам либо положениям закона он все же не подходит компании;
  3. отказать в связи с отсутствием открытой вакансии (отобрать еще одного кандидата, подходящего по деловым качествам или сообщить, что закрыли вакансию благодаря внутреннему переводу и др.).

Образец отказа в приеме на работу в связи с закрытой вакансией: ОБРАЗЕЦ ОТКАЗА. 

Внимательно изучите кадровые документы и положения закона о приеме на должность либо о виде и сфере деятельности кандидата. Среди документов, с помощью которых можно доказать, что сотрудник по деловым качествам не подходит на вакансию:

  • должностная инструкция;
  • типовой трудовой договор для конкретной позиции;
  • квалификационные требования к должности, установленные законом: профстандарты (Справочник профессий, Реестр профессиональных стандартов), а также ЕТКС, ЕКС.

При этом учтите, что компания может требовать от кандидата наличия опыта, прав и компетенций только для выполнения его непосредственных каждодневных обязанностей. К примеру, нельзя отказать юристу в приеме только потому, что у него нет прав категории В, если его будущая работа не относится к разъездной. Такой отказ будет считаться необоснованным отказом в приеме.

Совет.  При наличии нескольких претендентов, подходящих по деловым качествам, выберите одного из них. Прием на работу – не обязанность работодателя, а его право, в том числе – и право выбора (к примеру, Апелляционное определение Приморского краевого суда от 11.09.2018 по делу № 33-8553).

Вопреки расхожему мнению, письменный отказ в приеме на работу должен быть емким, с четко сформулированными причинами и ссылками на закон. Чем более субъективно нейтральным он выглядит, тем лучше.  

Не следует указывать, что сотрудник показал отличные результаты по итогам собеседования и подходит по деловым качествам, не нужно обещать обратиться к его резюме в будущем. Комплименты и максимально вежливый отказ с целью избежать конфликта в нашей правовой системе важен только при устном общении, но не в официальном письменном ответе, который может быть использован против вас в суде.

Обратите внимание! Отказ на отклик кандидата на сайте не признается дискриминацией при приеме на работу, даже если он по деловым качествам подходит на вакансию. От соискателя не получен письменный запрос дать разъяснение, а работодатель не обязан закрывать все вакантные позиции (например, Апелляционное определение СК по гражданским делам Архангельского областного суда от 10.06.19 по делу № 33-3175/2019, ПП ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Ответственность за необоснованный отказ в работе

Основание

Ответственность

Норма

Непредставление объяснения об отказе в приеме на работу по письменному запросу кандидата

Предупреждение либо штраф:

 – для должностных лиц и для ИП – от 1000 до 5000 рублей;

 – для организаций – от 30000 до 50000 рублей.

 При повторном нарушении штраф:

 – для должностных лиц – от 10000 до 20000 рублей (либо дисквалификация на срок один – три года);

 – для ИП – от 10000 до 20000 рублей;

 – для организаций от 50000 до 70000 рублей.

Ст. 5.27 КоАП РФ

Дискриминация в трудовых отношениях

Штраф:

 – для граждан – от 1000 до 3000 рублей;

 – для организаций – от 50000 до 100000 рублей.

Ст. 5.62 КоАП РФ

Отказ в приеме на работу беременной женщине и женщине, имеющей ребенка в возрасте младше трех лет по мотивам, связанным с материнством

Для должностного лица:

 – штраф до 200000 либо удержание заработка за период до 18 месяцев;

 – обязательные работы на срок до 360 часов.

Ст. 145 УК РФ

Отказ в приеме на работу кандидатам предпенсионного возраста (за пять лет до назначении страховой пенсии по старости)

Для должностного лица:

 – штраф до 200000 рублей либо удержание заработка на период до 18 месяцев;

 – обязательные работы на срок до 360 часов.

Ст. 144.1 УК РФ

При любом из допущенных нарушений

Компенсация морального вреда в размере, установленном по решению суда

Ст. ст. 151 и 1101 ГК РФ

Дисциплинарная ответственность для должностного лица:

 – замечание;

 – выговор;

 – увольнение

Ст. ст. 192 и 193 ТК РФ

Поделитсья