Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле).
Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 Закона об архивном деле (в ред. Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ). Она предусматривает:
- Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
- Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
- По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.
- Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.
- Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
В соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона об архивном деле, уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Федеральная архивная служба) утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней.
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, вступившим в силу с 18.02.2020, утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Аналогичный Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, утратил силу с 18.02.2020 в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964.
Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Перечень содержит 657 статей (в том числе статьи, посвященные срокам хранения документам в области кадрового обеспечения.
|
8. Кадровое обеспечение |
|||
|---|---|---|---|
|
8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет |
|||
|
431. |
Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы |
Постоянно (1) |
(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
|
432. |
Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации |
Постоянно (1) |
(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
|
433. |
Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих |
Постоянно (1) |
(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
|
434. |
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: |
|
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет |
|
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; |
50/75 лет ЭПК |
||
|
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; |
5 лет (1) |
||
|
в) о служебных проверках; |
5 лет |
||
|
г) о направлении в командировку работников; |
5 лет (1) |
||
|
д) о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
||
|
435. |
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении |
50/75 лет ЭПК |
|
|
436. |
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем |
3 года |
|
|
437. |
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: |
|
|
|
а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; |
15 лет |
||
|
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; |
5 лет |
||
|
в) конкурсные бюллетени |
5 лет |
||
|
438. |
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): |
|
|
|
а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; |
3 года |
||
|
б) лиц, не принятых на работу |
1 год |
||
|
439. |
Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации |
5 лет |
|
|
440. |
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: |
|
(1) После замены новыми |
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
3 года (1) |
||
|
441. |
Согласие на обработку персональных данных |
3 года (1) |
(1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
|
442. |
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности |
3 года (1) |
(1) После замены новыми |
|
443. |
Должностные регламенты (инструкции) работников |
50/75 лет |
|
|
444. |
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих |
50/75 лет ЭПК |
|
|
445. |
Личные дела руководителей и работников организаций (1) |
50/75 лет ЭПК |
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников - локальными нормативными актами организации |
|
446. |
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) |
50 лет |
|
|
447. |
Характеристики, справки об объективных сведениях на работников |
5 лет |
|
|
448. |
Листы собеседования, стажировочные листы водителей |
5 лет |
|
|
449. |
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования (1) |
(1) Невостребованные работниками - 50/75 лет |
|
450. |
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника |
50/75 лет |
|
|
451. |
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий |
1 год |
|
|
452. |
Отчеты работников о командировках |
5 лет ЭПК |
|
|
453. |
Графики отпусков |
3 года |
|
|
454. |
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
|
|
455. |
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников |
3 года |
|
|
456. |
Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими |
5 лет |
|
|
457. |
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе |
5 лет |
|
|
458. |
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе |
5 лет (1) |
(1) После снятия с учета |
|
459. |
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе |
5 лет |
|
|
460. |
Кодексы профессиональной этики: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
461. |
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним |
1 год |
|
|
462. |
Списки: |
|
|
|
а) членов руководящих и исполнительных органов организации; |
Постоянно |
||
|
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; |
Постоянно |
||
|
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; |
Постоянно |
||
|
г) работников, прошедших аттестацию; |
5 лет |
||
|
д) кандидатов на выдвижение по должности; |
До замены новыми |
||
|
е) совмещающих работу с получением образования; |
5 лет |
||
|
ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; |
5 лет |
||
|
з) лиц, выезжающих за границу |
5 лет |
||
|
463. |
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: |
|
|
|
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; |
50/75 лет |
||
|
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); |
50/75 лет |
||
|
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; |
50/75 лет |
||
|
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; |
5 лет |
||
|
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; |
5 лет |
||
|
е) лиц, подлежащих воинскому учету; |
5 лет |
||
|
ж) отпусков; |
5 лет |
||
|
з) прихода и ухода работников, местных командировок; |
1 год |
||
|
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; |
50/75 лет |
||
|
к) выдачи служебных заграничных паспортов |
5 лет |
||
8.2. Противодействие коррупции |
|||
|
464. |
Планы противодействия коррупции |
Постоянно |
|
|
465. |
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции |
Постоянно |
|
|
466. |
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции |
3 года (1) |
(1) После замены новыми |
|
467. |
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера |
50/75 лет |
|
|
468. |
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции |
5 лет |
|
|
469. |
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов |
5 лет |
|
|
470. |
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений |
5 лет |
|
|
471. |
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими |
5 лет |
|
|
472. |
Уведомления работодателя работниками: |
|
|
|
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; |
5 лет |
||
|
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; |
5 лет |
||
|
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; |
5 лет |
||
|
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов |
5 лет |
||
|
473. |
Журналы, базы данных регистрации: |
|
|
|
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; |
5 лет |
||
|
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; |
5 лет |
||
|
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; |
5 лет |
||
|
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; |
5 лет |
||
|
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; |
5 лет |
||
|
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; |
5 лет |
||
|
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по "телефону доверия" по вопросам противодействия коррупции |
5 лет |
||
|
474. |
Переписка по вопросам противодействия коррупции |
5 лет |
|
8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации |
|||
|
475. |
Квалификационные требования, профессиональные стандарты: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
476. |
Типовые дополнительные профессиональные программы: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
477. |
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
5 лет |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
478. |
Учебные планы, задания |
5 лет |
|
|
479. |
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: |
|
|
|
а) по месту разработки; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До минования надобности |
||
|
480. |
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий |
5 лет |
|
|
481. |
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ |
1 год |
|
|
482. |
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
5 лет |
||
|
б) в других организациях |
До минования надобности |
||
|
483. |
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников |
5 лет |
|
|
484. |
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников |
5 лет |
|
|
485. |
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним |
10 лет |
|
|
486. |
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении |
5 лет |
|
|
487. |
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам |
5 лет |
|
|
488. |
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности |
5 лет |
|
|
489. |
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов |
50 лет |
|
|
490. |
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов |
1 год |
|
|
491. |
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации |
5 лет |
|
|
492. |
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
|
493. |
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ |
3 года |
|
|
494. |
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ |
1 год |
|
|
495. |
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации |
1 год |
|
|
496. |
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам |
5 лет |
|
|
497. |
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся |
5 лет |
|
|
498. |
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации |
3 года |
|
|
499. |
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации |
3 года |
|
8.4. Награждение |
|||
|
500. |
Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: |
|
(1) В случае принятия решения об отказе - 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий - 10 лет |
|
а) в награждающих организациях; |
Постоянно (1) (2) |
||
|
б) в представляющих организациях |
5 лет |
||
|
501. |
Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград |
Постоянно |
|
|
502. |
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград |
50/75 лет |
|
|
503. |
Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций |
Постоянно |
|
|
504. |
Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных |
10 лет |
|
|
505. |
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных |
10 лет |
|
|
506. |
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета |
10 лет |
|
|
507. |
Книга почета организации |
Постоянно |
|
|
508. |
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий |
5 лет |
|
|
|
|||
