В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:
- в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:
- 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
- 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.
Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные. При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:
- закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
- закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.
Хранение электронного табеля учета: нюансы
При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:
1. Хранить электронные документы нужно:
- в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
- при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
- при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.
2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.
Как и где необходимо организовать место хранения
На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц. Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.
По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив. Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.
За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию.
Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.
Итоги
Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.
Источники: Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
